Langzeitarchivierung von E-Mails

Die Langzeitarchivierung (revisionssichere Archivierung) von digitalen Geschäftsbriefen ist seit dem 01. Januar 2017 für Unternehmen zur unumgänglichen Pflicht geworden. Dokumente, die als Geschäftsbriefe gelten oder steuerlich relevant sind, fallen unter die Regelungen für die ordnungsgemäße Buchführung – egal, ob diese digital oder in Papierform vorliegen. Dazu gehören unter anderem auch Angebote, Rechnungen oder Handelsbriefe, die per E-Mail versendet oder empfangen wurden.


Diese Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) gelten für alle zur Buchführung verpflichteten Unternehmen. Die GoBD bestimmen über die Art der Langzeitarchivierung von digitalen Geschäftsunterlagen und die jeweils geltenden Aufbewahrungsfristen – Geschäftsunterlagen in digitaler Form fallen genauso unter die ordnungsgemäße Buchführung, wie Unterlagen auf Papier.


Steuerlich relevante E-Mails müssen vollständig aufbewahrt werden und dürfen nicht nachträglich veränderbar sein. Darüber hinaus ist eine Signierung ebenso wichtig wie Zeitstempel und die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Dazu reicht keine einfache Dateiablage. Mit einem professionellen Dokumenten-Management-System (DMS) hingegen können die archivierten Unterlagen verwaltet werden. Gleichzeitig sind sie auf diese Weise vor Manipulation geschützt. Dadurch erfüllen Sie die Grundsätze für ordnungsgemäße Buchführung. Durch die Nutzung der wird gleichzeitig ein sicheres Backup für Ihre E-Mails gewährleistet.



Langzeitarchivierung: E-Mails müssen manipulationssicher gespeichert werden

· Gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Digitale Geschäftsunterlagen sind laut GoBD für sechs bis zehn Jahre zu sichern.

Alle steuerlich relevanten Aufzeichnungen (z. B. Material- und Warenwirtschaft, Kassensysteme, Lohnabrechnung, Zeiterfassung) müssen sicher archiviert werden und jederzeit abrufbar sein. In der Regel gilt: Wenn Belege anfallen, die in der Buchführung berücksichtigt werden, kann von einer Aufbewahrungspflicht nach GoBD ausgegangen werden. Besonders geeignet für ein rechtssicheres Archiv ist eine vollautomatisierte DMS Lösung. Außerdem garantiert eine automatische Lösung zur Langzeitarchivierung Rechtssicherheit, ohne zusätzliche Arbeitsschritte zu erfordern. Damit sichern Sie Ihre digitalen Handelsbriefe und können sich auf eine professionelle Langzeitarchivierung Ihrer E-Mails verlassen.


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